Polityka Prywatności i Plików Cookies

1. Postanowienia ogólne i definicje

Niniejsza Polityka Prywatności określa szczegółowe zasady, na jakich ChickenAutoFlow przetwarza dane osobowe użytkowników serwisów internetowych, klientów, partnerów biznesowych, kierowców oraz osób kontaktujących się z nami drogą elektroniczną lub tradycyjną. Dokument ten powstał w celu realizacji obowiązków informacyjnych wynikających z Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych), zwanego dalej "RODO".

Szanujemy prywatność każdej osoby, której dane przetwarzamy. Stosujemy zaawansowane środki techniczne i organizacyjne, aby skutecznie zabezpieczyć zebrane informacje przed ich przypadkowym lub niezgodnym z prawem zniszczeniem, utratą, modyfikacją, nieuprawnionym ujawnieniem lub nieautoryzowanym dostępem. Wszystkie definicje użyte w tym dokumencie (takie jak "Przetwarzanie", "Dane Osobowe", "Administrator", "Podmiot Danych") należy interpretować zgodnie z brzmieniem nadanym im w artykule 4 RODO.

2. Tożsamość i dane kontaktowe Administratora Danych

Administratorem Państwa danych osobowych jest firma ChickenAutoFlow Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Częstochowie, pod adresem: ul. Świętej Jadwigi 32, 42-200 Częstochowa, wpisana do Rejestru Przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy w Częstochowie, Wydział Gospodarczy KRS o kapitale zakładowym w pełni opłaconym w wysokości 100 000,00 PLN.

W sprawach związanych z realizacją praw osób, których dane dotyczą, a także w przypadku pytań, wątpliwości lub zastrzeżeń dotyczących sposobu, zakresu i celów przetwarzania danych osobowych przez naszą organizację, mogą Państwo skontaktować się bezpośrednio z powołanym Inspektorem Ochrony Danych (IOD). Kontakt jest możliwy za pośrednictwem adresu e-mail: [email protected] lub drogą tradycyjną, wysyłając list na adres siedziby firmy z dopiskiem "Ochrona Danych Osobowych". Odpowiedzi na wszelkie zgłoszenia udzielane są bez zbędnej zwłoki, nie później niż w terminie jednego miesiąca.

3. Cele, podstawy prawne oraz okresy przetwarzania danych

Zbieranie i przetwarzanie danych osobowych przez ChickenAutoFlow odbywa się wyłącznie w ściśle określonych, legalnych i uzasadnionych celach operacyjnych. Poniżej przedstawiamy szczegółową klasyfikację procesów przetwarzania:

• Obsługa zapytań ofertowych i kontakt (Formularz kontaktowy): Przetwarzamy dane w celu udzielenia odpowiedzi na przesłane wiadomości, wycenę usług transportowych lub magazynowych. Podstawą prawną jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO, czyli prawnie uzasadniony interes administratora polegający na budowaniu relacji z potencjalnymi klientami. Dane są przechowywane przez okres prowadzenia korespondencji lub do momentu zgłoszenia skutecznego sprzeciwu, lecz nie dłużej niż przez 24 miesiące od ostatniego kontaktu.
• Zawarcie i realizacja umowy (Klienci i Podwykonawcy): Przetwarzanie jest niezbędne do podjęcia działań przed zawarciem umowy oraz do jej późniejszej prawidłowej realizacji (organizacja transportu krajowego i międzynarodowego, spedycja, operacje magazynowe, zarządzanie 3PL). Podstawą prawną jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO. Dane przechowywane są przez czas trwania umowy oraz po jej zakończeniu przez okres niezbędny do dochodzenia ewentualnych roszczeń cywilnoprawnych (standardowo do 6 lat zgodnie z Kodeksem Cywilnym).
• Wypełnianie obowiązków prawnych (Księgowość i Podatki): Przetwarzanie danych w celu wystawiania faktur VAT, prowadzenia ksiąg rachunkowych, deklaracji podatkowych oraz archiwizacji dokumentacji finansowej. Podstawą prawną jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO w związku z przepisami Ustawy o rachunkowości oraz Ordynacji podatkowej. Okres przechowywania wynosi ustawowe 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku.
• Zapewnienie bezpieczeństwa mienia (Monitoring CCTV): Wokół i wewnątrz naszych centrów logistycznych oraz magazynów klasy A prowadzony jest ciągły monitoring wizyjny. Ma to na celu ochronę towarów, infrastruktury oraz zapewnienie bezpieczeństwa pracowników i kierowców. Podstawą jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO (uzasadniony interes). Nagrania są automatycznie nadpisywane i przechowywane maksymalnie przez okres 30 dni, chyba że stanowią dowód w sprawie incydentu — wówczas do czasu prawomocnego zakończenia postępowania.

4. Kategorie przetwarzanych danych osobowych

Zakres przetwarzanych danych zależy od charakteru interakcji użytkownika z firmą ChickenAutoFlow. Zbieramy tylko te informacje, które są absolutnie niezbędne do osiągnięcia celu biznesowego (zasada minimalizacji danych). W przypadku klientów korporacyjnych i ich reprezentantów przetwarzamy: nazwy firm, numery NIP, REGON, adresy rejestrowe, imiona i nazwiska osób kontaktowych, stanowiska służbowe, adresy e-mail oraz numery telefonów bezpośrednich.

W ramach realizacji zleceń transportowych i logistycznych, zwłaszcza przy dostawach ekspresowych i przewozach dedykowanych, przetwarzamy dane kierowców (w tym kierowców naszych podwykonawców): imię, nazwisko, numer dowodu osobistego lub paszportu, numer prawa jazdy, numery rejestracyjne pojazdów, a także dane telemetryczne GPS (lokalizacja pojazdu w czasie rzeczywistym na mapie, prędkość, trasa przejazdu). W przypadku osób korzystających z witryny internetowej systemy automatycznie gromadzą dane techniczne: adres IP, typ przeglądarki, system operacyjny, unikalne identyfikatory urządzeń oraz dane o zachowaniu na stronie (pliki cookies).

5. Odbiorcy danych osobowych i podwykonawcy

Dla zapewnienia najwyższej sprawności operacyjnej, Państwa dane osobowe mogą być przekazywane zaufanym podmiotom trzecim współpracującym z ChickenAutoFlow na podstawie umów powierzenia przetwarzania danych osobowych (zgodnie z art. 28 RODO) lub innym niezależnym administratorom. Odbiorcami danych mogą być operatorzy systemów informatycznych, dostawcy usług hostingowych, dostawcy oprogramowania TMS, WMS oraz systemów CRM/ERP, z którymi zintegrowana jest nasza infrastruktura cyfrowa.

Ponadto, dane dotyczące ładunków i kierowców przekazujemy zweryfikowanym przewoźnikom i podwykonawcom realizującym fizyczny transport przesyłek, agencjom celnym (w przypadku przewozów międzynarodowych poza strefę Schengen), firmom ubezpieczeniowym likwidującym ewentualne szkody transportowe oraz zewnętrznym kancelariom prawnym, audytorom i biurom rachunkowym. Wszystkie te podmioty są zobowiązane do zachowania rygorystycznej poufności. Dane mogą być również udostępnione organom państwowym (Policja, Inspekcja Transportu Drogowego, Krajowa Administracja Skarbowa, sądy) na podstawie obowiązujących przepisów prawa.

6. Przekazywanie danych do państw trzecich i organizacji międzynarodowych

Co do zasady, dane osobowe przetwarzane przez ChickenAutoFlow nie są przekazywane poza obszar Europejskiego Obszaru Gospodarczego (EOG). Jednak z uwagi na międzynarodowy zasięg naszych usług logistycznych oraz korzystanie z globalnych dostawców technologii chmurowych (np. systemy analityczne Google Analytics, infrastruktura Microsoft Office 365), w pewnych sytuacjach może dojść do transferu danych do państw trzecich, w szczególności do Stanów Zjednoczonych Ameryki.

W takich przypadkach Administrator dba o to, aby transfery odbywały się z zachowaniem najwyższych standardów prawnych i gwarancji bezpieczeństwa. Wykorzystujemy mechanizmy przewidziane przez RODO, takie jak Standardowe Klauzule Umowne (SCC) zatwierdzone przez Komisję Europejską, bądź opieramy się na decyzjach Komisji Europejskiej stwierdzających odpowiedni stopień ochrony danych w danym kraju (np. Data Privacy Framework dla USA). Mają Państwo prawo do uzyskania kopii dokumentów zabezpieczających transfer danych poprzez kontakt z naszym Inspektorem Ochrony Danych.

7. Profilowanie i zautomatyzowane podejmowanie decyzji

Informujemy, że Państwa dane osobowe nie będą wykorzystywane do podejmowania decyzji, które opierają się wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, w tym profilowaniu, i wywołują wobec Państwa skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na Państwa wpływają. Nasze systemy informatyczne nie podejmują autonomicznych decyzji kredytowych, cenowych czy operacyjnych bez weryfikacji i ostatecznego zatwierdzenia przez człowieka.

Wykorzystujemy zautomatyzowane algorytmy w celach czysto technicznych i optymalizacyjnych, które nie kwalifikują się jako profilowanie w rozumieniu RODO. Przykładowo, systemy telematyczne w transporcie ekspresowym na bieżąco analizują dane o ruchu drogowym i pozycji GPS w celu dynamicznego wyliczania przewidywanego czasu dojazdu (ETA) do strefy rozładunku, a systemy WMS optymalizują rozmieszczenie palet w regałach wysokiego składowania na podstawie wskaźników rotacji towaru (strategie FIFO/FEFO).

8. Prawa osób, których dane dotyczą

Każdej osobie, której dane osobowe są przetwarzane przez ChickenAutoFlow, przysługuje szeroki katalog praw gwarantowanych przepisami RODO. Realizacja tych praw jest darmowa i traktowana przez nas priorytetowo. Posiadają Państwo:

• Prawo dostępu do danych (art. 15 RODO): Możliwość uzyskania od nas potwierdzenia, czy przetwarzamy Państwa dane, a jeśli tak — prawo do uzyskania wglądu w te dane oraz szczegółowych informacji o celach, kategoriach i odbiorcach danych.
• Prawo do sprostowania danych (art. 16 RODO): Prawo do natychmiastowego żądania poprawienia nieprawidłowych danych osobowych lub uzupełnienia danych niekompletnych.
• Prawo do usunięcia danych ("prawo do bycia zapomnianym" - art. 17 RODO): Żądanie usunięcia danych, jeżeli nie są już one niezbędne do celów, w których zostały zebrane, cognięto zgodę na przetwarzanie, lub dane były przetwarzane niezgodnie z prawem.
• Prawo do ograniczenia przetwarzania (art. 18 RODO): Możliwość wstrzymania operacji na danych (np. zakaz ich modyfikacji lub usuwania) w czasie, gdy weryfikujemy ich prawidłowość lub zasadność Państwa sprzeciwu.
• Prawo do przenoszenia danych (art. 20 RODO): Prawo do otrzymania swoich danych w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie nadającym się do odczytu maszynowego (np. CSV, XML) i przesłania ich innemu administratorowi.
• Prawo do wniesienia sprzeciwu (art. 21 RODO): Możliwość sprzeciwienia się przetwarzaniu danych opartego na prawnie uzasadnionym interesie ChickenAutoFlow (np. w celach analitycznych, statystycznych lub marketingu bezpośredniego).

Jeżeli uważają Państwo, że przetwarzanie danych przez naszą firmę narusza przepisy prawa, mają Państwo prawo wnieść skargę do organu nadzorczego, którym w Polsce jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych (PUODO) z siedzibą przy ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa.

9. Polityka plików cookies i danych eksploatacyjnych

Nasza strona internetowa używa technologii plików cookies (tzw. "ciasteczka"), czyli małych plików tekstowych zapisywanych na urządzeniu końcowym użytkownika (komputer, smartfon, tablet) podczas przeglądania witryny. Pliki te pozwalają na identyfikację parametrów urządzenia i dostosowanie interfejsu strony do indywidualnych preferencji odwiedzającego. Cookies nie zawierają informacji bezpośrednio identyfikujących tożsamość użytkownika i nie powodują zmian konfiguracyjnych w urządzeniu operacyjnym.

Wykorzystujemy dwa główne rodzaje plików cookies: sesyjne (usuwane automatycznie po zamknięciu przeglądarki internetowej) oraz stałe (pozostające na urządzeniu przez określony czas w ich parametrach lub do momentu ich ręcznego skasowania). Ponadto pliki dzielą się na cookies niezbędne (umożliwiające prawidłowe poruszanie się po stronie i korzystanie z jej funkcji, np. bezpieczne wysyłanie formularza kontaktowego) oraz cookies opcjonalne — analityczne i wydajnościowe, badające statystyki ruchu w serwisie za pośrednictwem narzędzi zewnętrznych podmiotów.

10. Zarządzanie plikami cookies w przeglądarkach

Użytkownik odwiedzający stronę ChickenAutoFlow ma pełną kontrolę nad instalacją i przechowywaniem opcjonalnych plików cookies. Przeglądarki internetowe domyślnie zezwalają na zapisywanie ciasteczek, jednak ustawienia te można zmienić w dowolnym momencie. Blokada cookies niezbędnych może jednak negatywnie wpłynąć na stabilność działania niektórych elementów serwisu lub całkowicie uniemożliwić wysłanie zapytania ofertowego.

Szczegółowe instrukcje konfiguracji i usuwania plików cookies dla najpopularniejszych przeglądarek internetowych dostępne są na oficjalnych stronach producentów oprogramowania:

• Google Chrome: sekcja Ustawienia -> Prywatność i bezpieczeństwo -> Pliki cookie i inne dane witryn.
• Mozilla Firefox: sekcja Opcje -> Prywatność i bezpieczeństwo -> Ciasteczka i dane witryn.
• Microsoft Edge: sekcja Ustawienia -> Uprawnienia witryny -> Cookie i dane witryn.
• Apple Safari: sekcja Preferencje -> Prywatność -> Pliki cookie i dane witryn internetowych.

11. Zmiany w Polityce Prywatności i postanowienia końcowe

Polityka Prywatności podlega regularnym przeglądom w celu zapewnienia jej pełnej zgodności ze zmieniającymi się przepisami prawa krajowego i unijnego, a także aktualizacji wynikających z rozwoju technologicznego naszej firmy (wdrażanie nowych systemów IT, modernizacja telematyki floty czy rozbudowa powierzchni magazynowych). Każda zmiana struktury dokumentu zostanie opublikowana na tej stronie wraz z aktualną datą wejścia w życie.

Wszelkie kwestie nieuregulowane w niniejszej Polityce Prywatności podlegają bezpośrednio przepisom Rozporządzenia RODO, Ustawy o ochronie danych osobowych, Kodeksu Cywilnego oraz innych powszechnie obowiązujących aktów prawnych Rzeczypospolitej Polskiej. Dokument wchodzi w życie z dniem publikacji i ma zastosowanie do wszystkich zdarzeń prawnych i operacyjnych realizowanych od tego momentu.